タスク管理には様々なメリットがあります。なぜか仕事がうまく進まない、思ったような効率的な仕事ができないなどという場合にも、タスク管理を取り入れる事で解決する可能性があります。

人の脳で全ての事を管理するのは大変な事ですし、何より非効率です。タスク管理を上手く利用できるようになれば、仕事の効率は確実にアップしますよ。そのワケとタスク管理の方法をご紹介しましょう。

タスク管理で得られるメリット

様々な仕事をこなしていれば、全ての事を頭の中で整理するのは難しくなります。多くの予定を覚えておかなければならないため、様々な事が気になり、一つの仕事に集中できなくなる可能性があるのです。

タスク管理を活用すれば、必要のない事は一旦頭の中から排除でき、すべき事に集中できます。それは仕事の効率アップに繋がるでしょう。焦って頭が混乱している時ほどタスク管理を取り入れ、一度整理すると良いと言えます。

また、タスク管理をしておくと、今日すべき仕事が全て終わったかどうかの確認も容易にできます。そうなれば、安心して休んだりプライベートな事を楽しめるでしょう。さらに、翌日のすべき事も簡単に知る事ができます。

まずはメモしてみる

タスク管理は、その時やっている仕事やこれからしなければならない仕事を、全て書き出す事から始めます。細かくても大まかにでも、まずは思いつくものを書き出しましょう。

書き終わったと思っても、もう一度確認しながら足りない部分を書き足していきましょう。この作業で頭の中を整理する事ができます。

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優先順位をつける

書き出した仕事に優先順位を付けていきます。緊急で重要な仕事は最優先に、その次に単に緊急な事を。最後に残るのはいつ行っても良い作業になります。

手書きのメモであれば、色分けをしたり、印をつけるなどするとわかりやすいです。スマホでのタスク管理は、その操作から把握していかなければならない場合があるため、まずは手書きで行うと良いかもしれません。繰り返す中で、自分に向いているタスク管理の方法を見つけましょう。

終了した作業はリストから消していきます。この作業を行うと、達成感を味わえスッキリしますよ。

より効率を良くするコツ

タスク管理を書き出した中で、悩むことなく短時間で終わる作業があるなら早めに終わらせてしまいましょう。

大抵の場合、当分の間完了しそうもないプロジェクトは最初に思いつくはずです。それは、簡単に手が付けられないけれど、いつも気にしていた事でもあるかも知れません。

大きな仕事で全体像やゴールが分からない場合には、すぐにできる作業は何かを書き出してみます。１つ終えればさらにすべき事が出てくるはずです。大きな目標だけを考えてしまうと何から手を付けて良いかが分からず後回しになり、後々苦労する可能性があります。まずすべき事、できる事を見極め、自分で自分に指示をして実行する事でスムーズに仕事を進めましょう。

状況に合わせてリストを更新する

仕事には、今やらなければ間に合わない事があります。タスク管理を上手く利用するためには、その時の状況に合わせてリストの更新をする必要があります。日々の仕事で優先順位は変わっていきますから、リストもそれに合わせて変化するのです。１日の最初に見直しをすると良いでしょう。

まとめ

タスク管理はスケジュール管理とは違います。時間を管理すると共に、何から始めるべきか、できることは何かを素早く把握する事で行動と気持ちの切り替えがスムーズにでき、無駄な時間を無くす事ができるのです。

タスク管理をするための時間がもったいないと思う人もいるかも知れませんが、それ以上の時間の短縮ができる可能性があり、脳への負担が減るためストレスの軽減にもなると考えられます。仕事の効率アップがしたいと考えているのなら、一度試してみてはいかがでしょうか。